تعريف و تنظيم الأمانة

1– تعريف الأمانة :

أمانة المؤسسة التربوية ، اسمها يدل عليها ذلك أنها تعني الإلتزام بالسر المهني لجميع الأعمال التي تنجز فيها أو تمر عبرها سواء أكانت أعمالا أو وثائق أو تصرفات أو اتخاذ إجراءات أو قرارات ، وتلتزم الأمانة بكتمان السر المهني وفقا لما نصت عليه المادة 28 من القرار رقم 1017 الصادر عن كتابة الدولة للتعليم الثانوي في 15/09/1983 وكل إفشاء للأسرار المهنية يعرض صاحبه للعقوبات التأديبية والجزائية أو هما معا .

والأمانة في المؤسسات التربوية تعتبر هي الرئة التي تتنفس بها ، باعتبارها مركز استقبال و إرسال البريد من جهة ، وإنجاز جل الأعمال الإدارية والتربوية فضلا عن كونها محطة اتصال بمديرالمؤسسة من جهة أخرى .

2 – تنظيم الأمانة :

عندما تتوفرالأمانة في المؤسسة التربوية على أكثر من كاتب أو عون إداري ينبغي على المدير أن يوزع المهام بين أعضائها مع مراعاة خبرة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن في الأعمال المطلوبة منهم ، والعمل على التناوب الدوري في إنجاز الأعمال تكوينا للموظفين وعدم تعطيل شؤون المؤسسة عند غياب أحدهم فيكلف الموظف (أ) مثلا بتنظيم البريد الوارد والصادر، وتحرير الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ القدامى والموظف (ب) يكلف بالرقن والموظف (ج) يكلف بالنسخ والسحب والأرشيف إذا لم يكن بها موظف خاص بالاشتراك على تسيير وتنظيم ، أما الموظف (د) فتوكل له مهمة متابعة المنح وتصفيتها .... إلخ .والأمانة المنظمة هي التي تنجز الأعمال في أقصر وقت وبأقل جهد ممكن .