اختصاص الامانة

3 – اختصاص الأمانة .

تختص الأمانة بـ :

1 – استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه .

2 – إنجازمحاضر تنصيب جميع موظفي المؤسسة .

3 – رقن الأعمال المقدمة لها . وكذا السحب والتصوير .

4 – إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ الذين غادروا المؤسسة .

5 – متابعة بطاقات المنح ، وإنجاز كافة الأعمال المتعلقة بها .

6 – إستقبال الزوار وتوجيههم .

7 – الاتصال بمختلف الأطراف العاملة في المؤسسة : أساتذة ، وموظفين ، وعمالا ، وتلامذة ، إذا لزم الأمر ... إلخ

8 – متابعة كافة الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية . وتذكير رئيس المؤسسة بها .

9 – الرد على المكالمات الهاتفية ...

4 – استقبال البريد :

أ – البريد الوارد :

تستقبل الأمانة البريد الوارد ، وتسلم للمدير كل ما يرد منه باسم مدير المؤسسة . حيث يفتحه ويدرسه ثم يعيده إليها كليا أو جزئيا ، مؤشرا عليه بالمصلحة أو بعدد النسخ المطلوبة أوبالنشر والإعلام أو بأمر الترتيب أو التنفيذ . وبعد ذلك تسجله الأمانة فتضع ختما على كل وثيقة وردت ويتضمن الختم إسم المؤسسة وتاريخ الوصول ورقم ملف الترتيب .يسجل هذا البريد في سجل البريد الوارد الذي يحتوي على عنوان المرسل والموضوع وتاريخ ورقم الإرسال ، وتاريخ الوصول ورقم التسجيل ورقم الأرشيف أو الملف ،ويشارإلى البريد غير المؤرخ أو غير المرقم بوضع علامة استفهام بدل رقم أو تاريخ الإرسال أو هما معا وبعد عملية التسجيل تسلم الوثائق ذات الطابع الشخصي لأصحابها ،والمناشير أو الوثائق ذات الطابع الإداري أو التربوي أو البيداغوجي أو التشريعي أوالمالي إلى الجهة أو الجهات المعنية للإطلاع عليها وإنجاز الأعمال وتنفيذها ، ثم إعادتها أو ترتيبها .

وعندما يكون عدد النسخ الواردة غير كاف تقوم الأمانة باستنساخ العدد المطلوب بالوسائل المتوفرة لديها ، وإذا تعذر عليها الأمر تسهر على استرجاع الوثائق المسلمة لترتيبها وحفظها في المكان المخصص لذلك من أجل الرجوع إليها عند الحاجة .

- تسليم الوثائق : تسلم الوثائق إلى مختلف المصالح والأشخاص مقابل إمضاء رؤساء المصالح أو الأشخاص المعنيين بالأمرعلى دفتر الإتصال وتسليم الوثائق المعد لهذا الغرض خصيصا (1)

- ترتيب المناشير والمراسلات الإدارية الضرورية لنشاط المصالح حسب أسلوب الترتيب المعمول به في المؤسسات التربوية . وترتب جداول الإرسال الوارد حسب تواريخ وصولها في مصنف خاص (كرونو)

ب – البريد الصادر :

ويراد به البريد الصادر عن المؤسسة من مراسلات ووثائق ردا على البريد الوارد ، أو إنجاز الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية ، أوالتقارير والمراسلات الاستثنائية ويتم ذلك وفق مايلي :

تنجز الأعمال الإدارية المطلوبة في الرزنامة الإدارية قبل أسبوع على الأقل من التاريخ المحدد لها . من أجل المراقبة والمراجعة وتحسب الأي طارئ .

- ترسل كل الوثائق ضمن جداول إرسال يدون عليها عدد الوثائق المرسلة وتخصص خانة للملاحظات قصد تسجيل المعلومات الضرورية مثل : ردا على مراسلتكم رقم ...المؤرخة في ... أو بناء على الرزنامة الإدارية نرسل إليكم أو الرجاء إشعارنا بالاستلام... إلخ

- تنجز المراسلات وجداول الإرسال في ثلاث نسخة واحدة للإرسال والثانية يحتفظبها في خزانة أو ملف الترتيب . أما النسخة الثالثة فيستحسن أن تكون من الورق الخفيفللترتيب الزمني في حافظة البريد الصادر (كرونو)

- بعد إنجاز البريد يسلم الى المدير للإمضاء وتجنبا لأي خلط بين الأعمالوالوثائق المختلفة يفضل أن يمسك موظفو الأمانة قميصا للبريد الوارد وقميصا للأعمالالمطلوب إنجازها وثالثا للترتيب ورابعا للإمضاءات وينبغي أن يشمل رقم إرسال البريدالصادر ثلاثة عناصر يتم الفصل بينها بخطوط مائلة كما يلي :

رقم الترتيب /الحرفان الأولان من إسم ولقب من قام بإنجاز العمل / السنة الميلادية .

مثل : رقم الإرسال 240 / ح.ع/2002 يمكن إضافة الرمز المحدد لنوع الوثيقة وموضوعها .

ج – البريد السري :

أما البريد السري فإنه من اختصاص المدير وحده ، مهما كان نوعه واردا أو صادرا . حيث يمسك سجلاعلى مستواه فينظمه على شاكلة سجلي البريد الصادر والوارد وذلك بعد فتحه وترقيمه والتأشير عليه ليتولى عملية التسجيل عليه بنفسه ، كما يرتب هذا النوع من البريد بنفسه .

5 – فتح سجلي البريد الصادر والوارد :

يفتح هذان السجلان ويشرع في ترقيم المراسلات عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة . وهذا بخلاف الترتيب وحافظة الكرونو و الأرشيف الذي يكون حسب السنة الدراسية . بمعنى ان سجلي البريد الصادر والوارد يفتحان ويستغلان أصلا لسنة مدنية (ميلادية)

6 – ترتيب البريد :

من أجل تسهيل عملية البحث عن الوثائق والناشير ، وتحقيقا لهذا التنظيم الجيد ، وسرعة الإنجازودقته التي ينبغي أن تتم بها كافة أعمال أمانات المؤسسات التربوية ، وجب اتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة أو الصادرة من حيث ترتيبها .وهي المنهجية التي تضمنها مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية الصادر عن وزارة التربية الوطنية وفي ذلك توحيد لأساليب العمل على مستوى أمانات المؤسسات التربوية على المستوى الوطني ، ويجب ترتيب الوثائق فوريا كي لاتتراكم أو تتداخل أو يحدث بينها خلط .

- وقد اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا وأسلوبا لتنظيم وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية . على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع أو الغرض نفسه . مثل : ملف الوقاية الأمنية للمؤسسة ، ملف التضامن المدرسي ، ملف البكالوريا ... إلخ .

وتجدر الإشارة إلى أن المنشور الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ 21/11/1999 تحت رقم181/6.3.0/1999 قد تضمن ضرورة تعميم تطبيق هذا الأسلوب الجديد في كافة الإكماليات والثانويات والمتاقن ابتداء من الموسم الدراسي 1999/2000 .