الأمـــــــــــــــانة : الوسائل المادية الموجودة بالأمانة

15 – الوسائل المادية الموجودة بالأمانة :

- يستحسن تصدر جزء مناسب من المخطط الحديدي صدر الأمانة من أجل متابعة إنجاز الأعمال المطلوبة من الرزنامة الإدارية أو تلك التي تحدد مواعيد إنجازها وإرسالها المناشير الواردة على المؤسسة من الجهات الوصية .

- وفي حالة عدم وجود رزنامة إدارية تحدد مواعيد تحرير وارسال الأعمال المطلوبة في سنة دراسية معينة يمكن قياسها على تواريخ أعمال العام الدراسي الفارط ، لأن احترام المواعيد في إنجاز الأعمال وإرسالها أو تسليمها إلى المصالح المعنية في مفتشية أكاديمية الجزائر أو مديريات التربية يجعل مسؤولي هذه الأخيرة ينظرون إلى المشرفين على المؤسسات التربوية نظرة احترام وتقدير ، و كذا مفتشي التربية والتكوين ، ويقومون هم بدورهم بالمهام المنوطة بهم في الوقت المناسب. الأمر الذي تنعكس آثاره الإيجابية على السير الحسن للمؤسسة . وبالفائدة على التلاميذ . وتختلف محتويات أمانات المؤسسات التربوية تبعا لحجم كل واحدة منها وإمكانياتها وجدية وتفاني مسؤوليها إذ توجد بها عادة مكاتب آلة واحدة أو أكثرللرقن ، جهاز للإعلام الآلي أو أكثر ، كراسي ، خزانة أو خزائن لترتيب السجلات وعلب المحفوظات المحتوية على مختلف المطبوعات ، حافظات الكرونو ، أو خزائن ذات أدراج... إلخ

- وتسهيلات للرجوع إلى الموجودات بداخلها ، يتعين على موظفي الأمانة ترتيب المطبوعات وترقيمها ووضع قوائم مفهرسة لها على العلب أوالخزائن أو الرفوف لتسهيل عمليات استغلالها .

- والملاحظ أن جميع تجهيزات الأمانة هي ذات صلة وثيقة بالعمل ، وما وجدت إلا من أجل تيسيره ، وعليه فمن واجب موظفي الأمانة :

1- الامتناع عن استعمال آلات الرقن والطبع والنسخ والتصوير والورق والهاتف والسجلات ... إلخ لغير الأغراض التي وجدت من أجلها واستشارة المدير عند طلب تقديم مساعدات في هذا المجال إلى الموظفين أو الأساتذة أومؤسسات تربوية أخرى .

2- منع والامتناع عن إحضار الأشياء التي لا صلة لها كالأكل وأدوات الخياطة والنسيج وأدواته ، ضمانا للاستغلال الأمثل لجهد الموظفين والموظفات في خدمة المؤسسة والتلميذ . وعدم إهدار الوقت في غير محله وفي غير ترقية وتطويرالعمل في المؤسسة .